深圳利胜地中海航运有限公司文件管理考察报告

1.引言

       迄今为止我在深圳利胜地中海航运有限公司已经工作一个多月了，在这段时间里我觉得很开心，也很充实。开心是因为能在这样一个大企业工作，并且与大家相处的都还不错；充实是因为跟着师傅们学到了不少的工作经验，也对深圳利胜地中海航运有限公司有了更透彻的了解。通过跟大家一起共事的这段日子里，觉得大家工作都非常努力，非常勤奋，也使自己的责任感更加的强烈，也对以后的工作更有信心。因为在接下来的日子里，我将要洗去学校里的懵懂和无知，多了些成熟和责任。

2. 深圳利胜地中海航运有限公司情况介绍

2.1关于利胜地中海

瑞士地中海航运公司成立于1970年，总部位于瑞士日内瓦，是一家独资的航运公司。在世界145多个国家设立了421个办事处，员工总人数超过3万，至2011年9月底,已有457艘船舶投入营运，运力已达201万TEU。地中海航运公司于1996年进入中国市场。1998年4月，上海代表处与其他共14个代表处相继成立。目前，地中海航运公司在中国的雇员超过1500人。2009年底，地中海上海成功设立了独资船务公司，并且也计划在中国其他重要城市拓展独资业务。地中海航运公司在长江流域也已成功亮相，除了在长江重要港口建立业务机构, 今年刚建立的地中海集团全球第一家信息数据处理公司地中海航运数据处理(武汉)有限公司是我们拓展长江流域内陆业务的重要里程碑。

2.2利胜地中海面临的机遇

地中海从1998年开始在上海开展业务，在上海建立了在中国的第一个代表处，随后在中国的各主要沿海港口都建立了自己的代表机构。经过10几年的发展，地中海在整个中国大陆营运的市场份额，尤其是在一些比较主要的沿海港口，都已经名列前茅。当然，在深圳的发展与成长，与整个母公司在全球的拓展与壮大是息息相关的，地中海航运在全球集装箱航商里的排名不断上升，现在已经成为全球运力第二的公司，这为地中海在中国的发展提供了强大的背景支持。

关于说三五年后或者说在更长远的未来地中海的“中国机遇”，主要有两点：一，中国目前整个产业从沿海向内地的渐进式转移，为我们提供了一个很好的机会，我们会把握住这个机会。我们肯定会积极面对整个产业转移的趋势，同时采取积极的应对措施，把服务和产品延伸到内地。二，从规划上来讲，当初我们跟深圳交管局申请成立独资公司的时候，交管局希望我们能够把深圳公司的地位提升到一个比较高的层面。现在从结构上来讲，地中海航运大中华区的总部在香港，从操作运营层面上讲，亚洲地区的总部在新加坡。随着我们整个口岸环境的进一步开放和改善，随着深圳国际航运金融中心地位的上升等等正面因素，将来地中海在深圳会对口岸建设和自身全球业务增长做出更多贡献。

2.3利胜地中海面临的挑战

随着地中海对整个中国大陆业务拓展的深入，我们也深刻认识到，随着业务的增长、经济环境各方面的改变，我们在沿海地区的营运成本也在逐年上升，为了克服和抵消这方面的压力，我们已经开始把一些配套服务转移到内地。譬如在今年4月份，我们在湖北武汉成立了地中海航运数据处理武汉有限公司，它是处理地中海航运在中国业务单据方面的一个重要平台，这一举措帮助我们达到了降低成本，提供专业化后台服务的目的。

3.文件管理岗位实习的问题分析

       3.1工作杂乱无章

       工作阅历浅、认识面窄、理论与实际存在差别等等各种因素给我们实训期间的档案整理工作有一定的难度，文件涉及范围广，无法精确分类归档；任务多，时间安排不合理；理论知识不扎实，焦头烂额。

       3.2对有效性评价的重要性认识不足

       仅仅是为了应对海事机构每年的安全管理体系审核工作，未能从自身安全发展需求的高度来认识开展有效性评价的重要性。因此，不能做到全员参与，参会人员准备工作不充分，缺乏书面材料的准备，发言随意，不是针对本岗位及其部门职责汇报安全管理体系的运行情况。

       3.3针对不符合情况只是统计汇总

       汇总的不符合规定情况未按《NSM规则》中所涉及体系要素进行归类；未进行全面调查分析，即使分析也是较多强调观客原因，未从主观原因分析，如程序是否制订合理、人员是否适任、培训是否到位、培训是否有效果、维护保养工作是否到位等。

       3.4未按照企业已建立的有效性评价程序要求进行全面评价

       如：程序要求从10方面进行评价，最后的评价报告未按所要求的进行评价；评价报告泛泛而谈，仅阐述过程，未分析原因；评价报告只涉及做得好的方面，不谈不足方面，未真正分析所产生的不符合情况原因；针对存在的问题，未提出纠正措施。

       3.5未对年度的安全目标进行全面评价

       仅对船舶事故率进行评价，未对船舶违章率和滞留率的具体要求进行评价。在一般情况下，企业对事故率较重视，但容易忽视滞留率和违章率，企业也不希望或不愿对此类情况进行评价，认为一旦进行评价，主管部门会进行严厉监管。实际上，主管部门只是通过监管方式来帮助企业提高管理水平和能力。

4.实习后的感悟与建议

       4.1工作有条不紊

       通过前辈所给指导意见、所给的材料进行训练及纠正，更好地判断归档与不归档的材料、掌握较好的分类标准、分类方法以及熟悉一些材料的组合案卷的工作程序。当把那些一堆堆的文件整理成井然有序的档案室，就会有一种一种不由而生的成就感，自豪感。在某些问题上存在着一定程度的偏见而吵架的时候，我们也能够进行很好的沟通和讨论，最后展现我们小组的劳动成果。

       4.2企业以文件形式明确规定各岗位责任和权力及相互关系

       在安全管理活动中，岗位相关人员履行各自责任和义务；企业建立有关程序，以便保证涉及安全和环境保护工作的新聘和转岗人员熟悉其职责，凡需在开航前发出的重要指令均应当标明并以书面形式下达。

       4.3建立有关程序，以标识为支持安全管理体系可能需要的任何培训，并保证向所有相关人员提供这种培训。同时，要特别关注培训效果和临时追加培训的相关情况。

       4.4对年度目标进行评价

       通报安全管理目标的实现情况和存在问题，重点关注船舶的滞留率、违章率和事故率。全面分析滞留、违章和事故险情，从客观和主观原因进行分析，并提出有针对性的措施。明确提出下年度的目标。

       4.5形成有效性评价报告

       形成有效性评价报告，内容包括实施时间、参加人员、评价综述、主要结论和后续要求等。同时，对相关责任人根据评价报告要求，制订纠正措施，还应对有效性评价作好相关记录、材料的归档。

5.总结

       短短一个月的实习期间，我体会到了公司制度的严明，部门之间分工明确，工作有序，充分体现了公司整体团结的精神。在实际工作中，为保证客户的每一票货物顺利快捷通关，每天早上在交接单据的同时我们要迅速审查单据，有不明确或者单据不齐全的问题，应立即通知操作人员与客户联系。在此期间，在单位同事的帮助和师傅们的精心指导下，我总结出一些工作经验。例如：进口报关，在报关之前必须认真检查单据是否一致，了解货物的品名、原产地、包装等基本资料，以便及时回复查验人员的提问。在报关过程中，应当掌握货物每个环节需要的单据、多少时间、多少费用等，为突发事件做好准备。在货物结关之后，应及时将提货单送达收货人，让客户满意放心；出口报关，要着重注意截载时间，应与集装箱场地保持密切联系，确保理货单与运抵报告及时传送，在单据申报放行之后，应将场站收据及时送达集装箱场地（三期整箱货除外）。

总之，简短的生活，使我收益颇多，让我对报关工作也有了更深刻的认识，为更好的做好今后报关工作奠定了基础。除此之外，我认为货物报关只是货运代理当中的一小部分，在今后的工作当中我要认真学习业务知识，结合内勤操作使之不断提高自己的综合业务能力，为公司做大做强贡献自己应有的力量。

在此之际，我感谢领导对我的培养和工作的认可，给予我这次工作机会，请领导放心，我会不断完善自己、努力工作、开拓创新，来回报公司、领导对我的恩惠。